یادداشت دکتر حاجی یوسفی با موضوع عملکرد پنهان و آشکار
دکتر امیر محمد حاجی یوسفی، مدیر روابط عمومی و اطلاع رسانی یادداشتی با عنوان «عملکرد آشکار پنهان» منتشر کرده است که در ادامه می خوانید:
عملکرد آشکار پنهان
در هر سازمانی یک سری فعالیت‌های آشکار وجود دارد که بخشی از وظایف آن محسوب می‌شود. برای نمونه در یک دانشکده برنامه درسی هر ترم توسط مدیر گروه تهیه می‌شود و براساس آن بخش آموزش، کلاس ها را تنظیم می‌کند و بعد از اعلام و ثبت‌نام دانشجویان کلاس‌ها برگزار می‌شود. در بدو ورود به هر دانشکده هر فرد می‌تواند تشخیص دهد که کلاس‌های آن دانشکده در حال برگزاری هست یا خیر؛ این یک وظیفه و عملکرد آشکار محسوب می‌شود. در اداره روابط عمومی برای نمونه نیز همین گونه است؛ مثلا برنامه جشن دانش‌آموختگی در دانشگاه برگزار می‌شود و اداره روابط‌عمومی موظف است عکس و بعضاً فیلم و در نهایت خبر تهیه کند و در فضاهای موجود مانند وبسایت خود اطلاع رسانی نماید. تا اینجای کار مشکلی نیست و هم می‌توان به رای العین دید که یک سازمان کار می‌کند یا نمی‌کند و البته بر اساس عملکرد آن را هم ارزیابی یا قضاوت نمود. اما دسته‌ای از کارها هست که از دیده‌ها پنهان است یعنی برای آن وقت گذاشته می‌شود، هزینه صورت می‌گیرد، برنامه‌ریزی می‌شود و اجرا می‌گردد اما یا دیده نمی‌شود یا اگر هم دیده شد در ارزیابی‌ها مدنظر قرار نمی‌گیرد. باز برگردیم به اداره روابط عمومی، در اداره روابط‌عمومی کلی برنامه‌ریزی می‌شود و انرژی صرف می‌گردد و یک خبر یا محتوا تولید می‌شود و در وبسایت یا دیگر فضاهای در دسترس قرار می‌گیرد اما بسیاری از آن بی‌اطلاع می‌مانند یا اگر هم رویت شود میزان اهمیت آن و هزینه‌ای که صورت گرفته، درک نمی‌گردد. برای نمونه وقتی یک خبر در وبسایت دانشگاه کار می‌شود پشت صحنه بسیار پیچیده‌ای دارد، اولا یک رویداد باید باشد مثلا همان جشن دانش‌آموختگی که ارزش خبری داشته باشد. ثانیا باید کل برنامه از لحاظ تصویری و صوتی ضبط و ثبت گردد تا بتوان از آن خبر را تهیه کرد، ثالثا یک نفر باید بنشیند و از محتوای صوتی و برنامه‌ای که برگزار شده متنی را به عنوان خبر تهیه نماید. اگر مثلا برنامه دارای سخنرانی‌های متعدد باشد کار تهیه خبر بسیار سخت و زمان‌بر خواهد بود زیرا باید کلیه مطالب از روی فایل صوتی استماع و استخراج گردد. کارشناس خبر باید ملاحظات بسیاری را شامل این که هدف از متن خبر چیست؟ مخاطب خبر کیست؟ چگونه خبر تنظیم شود که تبعات منفی که نداشته باشد و صد البته منجر به برندسازی دانشگاه نیز گردد و قس علیهذا، را در نظر بگیرد. هم چنین کارشناس سمعی و بصری باید از میان صدها عکس گرفته شده تعدادی را با رعایت ضوابط ارزشی و فرهنگی سازمان به صورت خاص و جامعه به شکل عام انتخاب و آماده‌سازی نماید. با همه این سختی‌ها زمانی که خبر و عکس تهیه و در سایت بارگزاری شد باید دید آیا مخاطب چقدر از آن استقبال می‌کند. آیا خبر دیده می‌شود و به اصطلاح برد خبری دارد یا خیر. وبسایت هر سازمان مانند گنجینه‌ای است که هر روز توسط کارشناس‌مسئول سایت بر غنای آن افزوده می‌شود اما بسیاری از آیتم‌هایی که در وبسایت درج شده است از دید بسیاری از مخاطبان مخفی می‌ماند. برای نمونه بارها با افرادی اعم از استاد، کارمند، دانشجو، مدیر و غیرمدیر مواجه شده‌ام که مثلا اطلاع ندارند در سایت اصلی دانشگاه بخشی با نام «پایگاه خبری» وجود دارد که بروزترین اخبار دانشگاه را به نمایش می‌گذارد، یا اطلاع ندارند که در وبسایت صفحه ای وجود دارد مربوط به پادکست‌ها، صفحه‌ای مربوط به نشریه روابط‌عمومی با عنوان «آیینه خرد» یا صفحه‌ای با عنوان «مفاخر دانشگاه» طراحی شده است یا این که اطلاع ندارند روابط عمومی صفحه فعالی در آپارات و یوتیوب دارد و بسیاری از کلیپ‌ها و فیلم‌های آرشیوی و جاری در آن به‌نمایش در می‌آید. به‌رغم این که تولید هر کدام از این آیتم‌ها ساعت‌ها وقت برده و برای آن هزینه شده اما کارکردی‌ست که از چشم بسیاری مخفی مانده است؛ چون در وبسایت به نمایش گذاشته شده یعنی آشکار است اما دیده نشده یعنی مخفی‌ست. اسم این عملکرد را گذاشته‌ام "عملکرد آشکار مخفی". روابط عمومی دانشگاه بسیاری از این نوع کارها و عملکردها دارد که به‌رغم آشکار بودن اما مخفی می‌ماند و به‌ویژه در ارزشیابی‌ها مد نظر قرار نمی‌گیرد. برای رفع این نقیصه به دنبال تولید انیمیشن‌های کوتاه 60 ثانیه‌ای هستیم تا بتوانیم گنجینه بزرگی چون وبسایت دانشگاه را بیشتر به مخاطبان معرفی نماییم.