گزارش عملکرد روابط‌عمومی: راه‌اندازی میز ایده/گزارش عملکرد ده‌ساله دانشگاه/طرح ارزش‌آفرینی و نمانام‌سازی
دکتر امیرمحمد حاجی یوسفی، رئیس اداره روابط عمومی دانشگاه شهید بهشتی با تشریح عملکرد این اداره در سال 1401 اظهار داشت: فعالیت‌های اداره روابط‌عمومی و اطلاع‌رسانی در سال 1401 را با برنامه‌ای که هدف اصلی آن تثبیت جایگاه و موقعیت روابط‌عمومی در دانشگاه در راستای تسهیل ماموریت‌های اصلی آن بود، آغاز کردیم. باید مسیر عمومی‌سازی روابط‌عمومی در سطح دانشگاه و فرهنگ‌سازی در باب اهمیت و ضرورت آن را ادامه می‌دادیم تا از این طریق بتوانیم ماموریت‌های عمده خود را انجام دهیم. در کنار انجام وظایف عادی که باید انجام می‌شد، ماموریت‌های اداره روابط‌عمومی را به صورت زیر تعریف کردیم: روابط‌عمومی علمی، هویت‌ساز، مشاور و الکترونیک. روابط عمومی علمی یعنی این که باید برنامه داشته باشیم و از روزمرگی و پراکنده کاری بپرهیزیم. روابط‌عمومی هویت‌ساز یعنی این که بتوانیم احساس هویت را در دانشگاهیان شهید بهشتی اعم از استاد، دانشجو و کارمند تقویت کنیم به‌طوری که در آنان نسبت به باورها و ارزش‌های دانشگاه تعهد و تعلق ایجاد شود. روابط‌عمومي مشاور یعنی این که با رصد فضاي رسانه‌ای و افكار عمومي در جامعه (داخل و خارج دانشگاه) بتوانیم تحلیل‌های درستی را در اختيار مديران ارشد دانشگاه قرار دهیم که یاری‌رسان آنان در تصمیم‌گیری باشد. روابط‌عمومی الکترونیک یعنی این که بتوانیم با استفاده از تكنولوژي‌هاي اطلاعاتي نظیر انواع پیام رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی قدرت تعامل خود با مخاطب را افزایش دهیم.
ایشان با برشمردن مهم‌ترین اقدامات اداره روابط عمومی در سال گذشته تصریح کرد: یکی از اقدامات مهم اداره روابط‌عمومی در سال 1401 تهیه گزارش عملکرد ده‌ساله دانشگاه شهید بهشتی (1400-1390) بود؛ بدیهی‌ست هر سازمان باید در مقاطع معین به ارائه گزارش عملکرد خود برای مخاطبان بپردازد تا از این طریق هم دستاوردهای خود را نشان دهد هم ارزیابی اولیه از میزان تحقق اهداف و برنامه‌هایش را به دست دهد و بدین صورت مسیر آینده خود را تنظیم نماید. در این گزارش منظومه فکری دانشگاه مبتنی بر سه اصل "موتور پیشران در عرصه علم و فناوری"، (م)، "لوح امید، حرکت و معنویت" (ل)، و "تحول‌گرایی" (ت)، که مخفف آن "ملت" است را با عنوان "دانشگاهی برای ملت" استخراج نمودیم. این گزارش به صورت دیجیتال در تارنمای دانشگاه به آدرس (https://news.sbu.ac.ir/fa/w/amalkard) در دسترس علاقه‌مندان است.
دکتر حاجی یوسفی افزود: برای نهادینه‌سازی امر گزارش‌دهی و تهیه گزارش عملکرد و البته به تبع آن پاسخگویی، رویدادی را آغاز کردیم که آن را "چهارشنبه‌های ترویج عملکرد" نام نهادیم. مطابق این رویداد و به صورت داوطلبانه، مقرر شد بالاترین مقام مسئول هر واحد دانشگاه در محل تعیین شده حاضر و در ظرف نیم‌ساعت به ارائه گزارش فعالیت‌های واحد خود در سال 1401 و برنامه‌های آتی بپردازد. این برنامه به صورت صوتی و تصویری ضبط شده و در آرشیو روابط‌عمومی نگهداری می‌شود؛ خلاصه‌ای از این گزارش نیز به صورت متن و بعدا پادکست در تارنمای دانشگاه قرار می‌گیرد. در سال 1401، هفت واحد شامل یک مدیریت، دو دانشکده و چهار پژوهشکده در این رویداد شرکت نمودند. بدیهی‌ست موفقیت این طرح بستگی کامل به مشارکت واحدهای دانشگاه دارد که امیدواریم با همت مدیران و روسای واحدها در سال 1402 بتوانیم تعداد بیشتری را پوشش دهیم.
رئیس اداره روابط عمومی به برگزاری دو دوره موفق از جشنواره روابط عمومی در دانشگاه شهید بهشتی اشاره کرد و گفت: خوشبختانه اولین دانشگاهی بودیم که یک جشنواره داخلی راه‌اندازی کردیم و به ارزیابی نحوه تعامل واحدهای درون دانشگاهی با اداره روابط‌عمومی پرداختیم. دومین جشنواره روابط عمومی به مناسبت 27 اردی‌بهشت و روز جهانی ارتباطات در سال 1401برگزار شد و با استقبال بسیار خوب واحدهای داخل دانشگاه مواجه گردید و واحدها اعم از معاونت‌ها، مدیریت‌ها، دانشکده‌ها، پژوهشکده‌ها، مراکز و پردیس‌هایی که بیشترین و با کیفیت‌ترین ارتباط و همکاری را با اداره روابط‌عمومی داشتند تشخیص و انتخاب شدند. برگزاری این جشنواره به عنوان الگویی موفق مورد استقبال روابط عمومی وزارت عتف و برخی دیگر دانشگاه‌ها نیز قرار گرفت.
دکتر حاجی یوسفی با تاکید بر ضرورت تعامل با مخاطبان بین‌الملل بیان داشت: در همین راستا و در جهت معرفی دانشگاه به‌ویژه برای مخاطبان بین‌المللی تهیه و تدوین فیلم‌های معرفی دانشگاه در دستور کار قرار گرفت؛ برای نیل به این مقصود در مرحله نخست فیلم معرفی واحدهای دانشگاه که پیش‌تر در قالب بروشور طراحی شده و در تارنمای دانشگاه در دسترس علاقمندان قرار گرفته بود، تهیه شد. در این راستا با امکانات موجود توانستیم کلیپ‌های معرفی اکثر دانشکده‌ها و پژوهشکده‌ها را آماده کنیم. نسخه تکمیل شده آن در تارنمای دانشگاه به آدرس (https://news.sbu.ac.ir/web/pr/brochure) قرار دارد. در نهایت فیلم معرفی دانشگاه به زبان‌های فارسی (https://news.sbu.ac.ir/fa/w/film-2)، انگلیسی (https://news.sbu.ac.ir/fa/w/film-3)، عربی (https://news.sbu.ac.ir/fa/w/film-1) و روسی (https://news.sbu.ac.ir/fa/w/film-4) را تهیه و در تارنمای دانشگاه قرار دادیم.
ایشان ثبت و انتشار اندیشه‌های اعضای هیئت‌علمی صاحب‌نظر را از رویکردهای مهم روابط عمومی دانشگاه عنوان کرد و افزود: مصاحبه‌های تخصصی با اعضای هیئت علمی و تهیه فایل‌های صوتی و تصویری از آنان، ابتکار دیگر اداره روابط‌عمومی بود که از سال 1400 شروع و در سال 1401 ادامه یافت. در این مصاحبه‌ها هم شرح حالی از استادان تهیه می شود هم بنابر تخصص در حوزه‌های مختلف دانشی و علمی به صحبت می پردازند ضمن این که برخی فعالیت‌های پژوهشی و آثار علمی خود را نیز معرفی می‌نمایند. تاکنون بیش از 37 مصاحبه تخصصی انجام شده و 27 مورد آن در تارنمای دانشگاه بارگزاری شده است. تعدادی از این مصاحبه‌ها نیز به زبان انگلیسی ترجمه و در تارنمای انگلیسی دانشگاه بارگزاری شده است. بزودی مجلد اول شامل تعداد 20 مصاحبه انجام شده به صورت کتاب چاپ و منتشر خواهد شد.
دکتر حاجی یوسفی با برشمردن اقدامات و فعالیت‌های روابط عمومی در حوزه فضای مجازی خاطر نشان شد: برای این که مخاطبان با گذشته دانشگاه آشنا شوند سعی کردیم از آرشیو دانشگاه در حوزه فیلم و عکس استفاده نماییم. لذا در خرداد ماه سال 1400 آپارات و یوتیوب روابط‌عمومی دانشگاه را راه‌اندازی کردیم (آپارات در سال 1397 راه‌اندازی شده بود اما فعالیت چندانی نداشت). در مدت نزدیک به دو سال اخیر موفق شدیم تعداد 300 ویدئو در آپارات و 195 ویدئو در یوتیوب بارگزاری نماییم به حدی که میزان 52400 بازدید از آپارات و 29292 بازدید از یوتیوب داشتیم. ضمن این که راه‌اندازی اینستاگرام اداره روابط‌عمومی دانشگاه در تیرماه 1399 موجب شد این وسیله ارتباطی به خوبی در میان دانشجویان جا باز کند و در عرض کمتر از سه سال اعضای خود را به بیش از 20000 نفر برساند. همچنین کانال تلگرام روابط عمومی به فعالیت خود ادامه داد و اعضای آن از 14500 در سال 1399 به حدود 23100 نفر در ابتدای سال 1402 رسیده است و به طور متوسط روزانه 8 خبر اطلاع‌رسانی می‌شود.
رئیس اداره روابط عمومی از راه‌اندازی میزه ایده خبر داد و افزود: با هدف ارتقای گفت‌و‌شنود در میان دانشگاهیان و تقویت هویت دانشگاهی "میز ایده دانشگاه" را از پاییز سال 1400 راه‌اندازی کردیم. میز ایده دانشگاه شهید بهشتی جایی ست که در آن علاقه‌مندان اعم از استاد و کارمند و دانشجو گردهم می‌آیند تا با تبادل‌نظر به گفت‌و‌شنود در این باب بپردازند. میز ایده دانشگاه شهید بهشتی فضایی را فراهم می‌سازد تا با بحث‌های مستمر و پی‌گیرانه به یک تفاهم جمعی در باب ماهیت دانشگاه، ماموریت‌ها و وظایف آن برسیم. به‌سبب شرایط خاص از جمله کرونا مجبور بودیم این ایده را به شکل‌های مختلف پیگیری نماییم؛ در سال گذشته عمدتاً این موضوع را با برگزاری مصاحبه‌هایی با مدیران سابق و کنونی دانشگاه محقق نمودیم و امیدواریم در سال 1402 موفق شویم به صورت پنل‌های چند نفره میز ایده دانشگاه را با حضور استادان، دانشجویان و کارمندان تداوم بخشیم.
ایشان با تشریح عملکرد روابط عمومی برای ساماندهی تهیه و خرید هدایا بیان داشت: طرح ارزش‌آفرینی و نمانام‌سازی (برندسازی) دانشگاه که توسط اداره روابط‌عمومی در سال 1400 ارائه و منجر به تشکیل شورایی با همین نام در دانشگاه گردید دارای ابعاد مختلفی ست که یکی از آنها ساماندهی به هدایای دانشگاه است که در مناسبت‌های مختلف به افراد اعطا می‌شود. در این بخش دو هدف را دنبال کردیم: هدف اول طراحی و تهیه برخی هدایا برای مخاطبان مختلف بود که خوشبختانه تا حد زیادی به نتیجه رسید و تعدادی هدایا به تصویب شورای مذکور رسید و انشاالله این هدایادر سال 1402 تولید شده و در اختیار دانشگاه قرار می گیرد. هدف دوم ایجاد و راه‌اندازی فروشگاه هدایای دانشگاه است که در سال 1402 پیگیری خواهد شد؛ این فروشگاه با هدف ارائه هدایای مختلفی با عنوان دانشگاه شهید بهشتی به کلیه مخاطبان تاسیس خواهد شد.
دکتر حاجی یوسفی تعامل و گسترش همکاری با رسانه ملی در انعکاس رویدادها و دستاوردهای دانشگاه را مهم‌ترین اولویت روابط عمومی در سال پیش‌رو عنوان کرد و گفت: انشاءالله در سال 1402 سعی خواهیم کرد حضور دانشگاه شهید بهشتی در رسانه‌ها به‌ویژه صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران پررنگ‌تر شود. برخی مقدمات را در سال 1401 شامل ملاقات با مدیر کل روابط‌عمومی صدا و سیما، ارتباط با مدیر روابط‌عمومی معاونت سیاسی صدا و سیما و شرکت در جلسه‌ای که به منظور تقویت روابط دانشگاه‌ها و مراکز دولتی با این سازمان تشکیل شده بود و همچنین نامه‌نگاری‌های متعدد به واحدهای درون دانشگاهی برای مشارکت بیش از پیش در مسیر رسانه‌ای سازی دستاوردهای دانشگاه، انجام دادیم. موفقیت اداره روابط‌عمومی در این مسیر وابستگی عمده به میزان آمادگی و تمایل واحدهای مختلف دانشگاه دارد.
رئیس اداره روابط‌عمومی در پایان با تقدیر و قدردانی از همکاری و مشارکت واحدهای دانشگاه برای اطلاع‌رسانی فعالیت‌ها و برنامه‌ها گفت: امیدواریم با همت همکاران اداره روابط‌عمومی و همیاری کلیه کارکنان، استادان و دانشجویان دانشگاه بتوانیم در سال 1402 نیز به تعالی خود ادامه دهیم و در مسیر تحقق اهداف آموزشی، پژوهشی، فناوری و مسئولیت اجتماعی دانشگاه، یاریگر و همراه مدیران، استادان، کارکنان و دانشجویان باشیم.